De egyáltalán mit jelent ez a szó, miért ilyen fontos manapság, és hogy néz ki az alkalmazása a gyakorlatban? Cikkünkben ezeknek járunk utána.
Az agilitásról és az agilis módszertanokról röviden
Az agilitás mint szó egy olyan emberi jellemzőt takar, hogy az illető tettre kész, tud és szeret szorgalmasan dolgozni, tevékenykedni. Ha pedig agilis munkafolyamatokról beszélünk, akkor a növekményes megközelítést értjük alatta, vagyis a projektet több feladatra osztják, és ezeket különböző csapatok, személyek végzik el.
Emiatt nem az a fontos, hogy maga a teljes projekt hogy áll, hanem hogy az aktuális részfeladatok hogyan haladnak. Ehhez persze elengedhetetlen a megfelelő szoftveres háttér is, egy CRM rendszer pedig nagy segítség lehet.
Mit érdemes tudni az egyes agilis módszertanokról? Nézzük meg a lényeget tényleg csak nagyon tömören:
- Scrum: ez a metódus a kicsi, maximum 7-9 fős létszámú csoportokra épül. A csapatok vezetői a scrum masterek, akik menedzselik a csoportot.
- Kanban: hasonlít az előzőhöz, viszont némileg lazább, nincsenek kimondott szerepkörök, valamint az időkeretek tekintetében is megengedőbb. Fő előnye a vizuális megjelenés, a munkakártyákat egy táblán lehet ábrázolni.
- Lean: egy teljesen más megközelítést alkalmazó japán technika, ami a hatékonyság optimalizálására helyezi a hangsúlyt.
A továbbiakban nézzünk pár példát arra vonatkozóan, hogy egy CRM rendszer hogyan segíti elő az agilis munkavégzést.
Teendők ábrázolása Kanban táblán
Az előbb már említettük, hogy a Kanban módszer egyik legnagyobb pozitívuma, hogy vizuálisan könnyen ábrázolhatóak a folyamatok és feladatok. Ehhez pedig nincs szükség az irodában egy fizikai táblára és post-itek tömkelegére, hiszen a MiniCRM szoftverében például található Kanban nézet is, ami áttekinthető és könnyen használható.
Hogyha például egy kolléga kiad egy feladatot valakinek, akkor készít egy kártyát a táblára, és megadja a felelőst, a feladat leírását és beállít egy határidőt, az érintett pedig értesül róla. Nem kell e-mailezgetni vagy telefonálgatni, ha például nem egymás közelében dolgoznak az irodában.
A folyamatok áttekintése
A Kanban-táblához minden érintett munkatárs és a vezetőség is hozzáfér, ezért mindenki megnézheti, hogy egy-egy részfeladat épp milyen fázisban van, ki dolgozik rajta és mikorra kell elkészülnie vele. Vége a kör-e-mailezgetéseknek és a pontatlan információáramlásnak!
Határidők nyomon követése
Egy cég életében a határidők szentírásnak tekintendőek. Ám nem várható el a kollégáktól, hogy fejben tartsák, melyik teendővel mikorra kell elkészülniük. Nem is kell, hiszen erre is alkalmas a CRM rendszer! Minden feladathoz egyénileg beállítható a határidő, a felelős kolléga pedig értesül is róla, így biztosan nem fog megfeledkezni a teendőkről.
